Nach einem Meeting mit 飞书 ist das Protokoll erstellt, aber Sie möchten es an Kunden senden, die kein 飞书 nutzen, oder in der Wissensdatenbank des Unternehmens archivieren – wie exportiert man es? Hier sind 3 gängige Methoden, die Sie je nach Bedarf wählen können.
Methode 1: Die Freigabe- und Kopierfunktion von 飞书妙记 nutzen
Das in 飞书-Meetings integrierte 飞书妙记 generiert nach dem Meeting automatisch Protokolle und vollständige Transkripte, die in der Regel im verknüpften Cloud-Dokument gespeichert werden. Wenn Sie dieses Dokument öffnen, können Sie den gesamten Text direkt kopieren oder das Dokument für externe Personen freigeben. Dies ist die unkomplizierteste Methode und eignet sich für die interne Weitergabe.
Beachten Sie zwei Punkte: Erstens sollten Sie die Freigabeberechtigungen vorab festlegen, um das Durchsickern vertraulicher Inhalte zu vermeiden – es empfiehlt sich, vor dem externen Teilen eine separate, gekürzte Version zu erstellen; zweitens sollten Sie den Sichtbarkeitsbereich des Dokuments überprüfen, damit Sie nicht versehentlich einen für alle Mitarbeiter sichtbaren Protokolllink in eine Kundengruppe teilen.
Methode 2: Als Text kopieren und auf anderen Plattformen einfügen
Wenn die andere Partei kein 飞书 nutzt, ist der direkteste Weg, den Protokolltext herauszukopieren und in eine E-Mail, in WeChat oder in ein Word-Dokument einzufügen. Vor dem Kopieren empfiehlt es sich, den Text kurz zu straffen: Füllwörter und Wiederholungen entfernen und nur Ergebnisse, Besprechungspunkte sowie Handlungsschritte beibehalten – so ist das Leseerlebnis für den Empfänger deutlich besser.
Diese Methode bietet einen weiteren Vorteil: Sie können die Version für den jeweiligen Empfänger anpassen. Für Vorgesetzte behalten Sie nur die Ergebnisse und Handlungsschritte bei, für das Umsetzungsteam die Details der einzelnen Punkte – ein einziges Quelldokument, mehrere Ausgabeversionen, erledigt in 10 Minuten.
Methode 3: Mit Drittanbieter-Tools neu aufbereiten und exportieren
Wenn die Protokollstruktur von 飞书妙记 nicht Ihren Anforderungen entspricht (z. B. wenn Sie ein formelles Protokoll mit festem Layout oder eine zweisprachige Version in Chinesisch und Englisch benötigen), können Sie die Audioaufnahme des Meetings exportieren und an spezialisierte Protokoll-Tools zur erneuten Transkription und Strukturierung übergeben. Solche Tools unterstützen in der Regel benutzerdefinierte Protokollvorlagen, und das ausgegebene Dokument kann direkt als offizielles Protokoll archiviert werden. Geeignet für Teams mit spezifischen Formatvorgaben oder für Szenarien, die eine langfristige Archivierung und Durchsuchbarkeit erfordern.
Wie Sie zwischen den drei Methoden wählen
| Szenario | Empfohlene Methode |
|---|---|
| Interne Abstimmung, Versand an teilnehmende Kollegen | Methode 1: Dokument direkt freigeben |
| Versand an Kunden/Partner, die kein 飞书 nutzen | Methode 2: Gekürzte Version kopieren |
| Formelle Archivierung oder festes Layout erforderlich | Methode 3: Mit Drittanbieter-Tools neu aufbereiten |
3 Dinge, die Sie vor dem Export beachten sollten
- Berechtigungen: Vergewissern Sie sich vor dem externen Teilen, dass keine vertraulichen Diskussionen im Protokoll enthalten sind; kürzen Sie es bei Bedarf vorab. Speichern Sie Kundenversionen und interne Versionen getrennt voneinander.
- Zeitnähe: Innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting versenden. Wer zu lange wartet, hätte es auch gleich lassen können. Selbst die wichtigsten Beschlüsse verlieren nach mehr als 48 Stunden ihren Kontext im Gedächtnis der Beteiligten.
- Format: Nutzen Sie für externe Versionen die Struktur „Ergebnisse + Themen + Handlungsschritte“. Schicken Sie Kunden nicht einfach das vollständige Transkript – niemand liest ein Wortprotokoll mit 8.000 Wörtern.
Welche Methode Sie wählen, hängt von Ihrem Empfänger ab: Für interne Kollegen ist Methode 1 am schnellsten, für formelle externe Anlässe sind Methode 2 oder 3 sicherer. Das Kernprinzip lautet: Liefern Sie dem Gegenüber „direkt nutzbare Ergebnisse“ statt „Rohmaterial, das erst noch weiterverarbeitet werden muss“.
Ein kleiner Tipp: Eine Protokoll-Vorlagenbibliothek anlegen
Wenn Ihr Team häufig Protokolle nach außen weitergeben muss, empfiehlt es sich, in den 飞书-Cloud-Dokumenten eine „Protokoll-Vorlagenbibliothek“ anzulegen: mit festen Layouts jeweils für die externe Version, die interne Version und die Kundenversion. Beim Export müssen Sie die Inhalte dann nur noch in die Vorlage einfügen, anstatt jedes Mal das Layout neu zu gestalten. Einmal angelegt, zahlt sich eine solche Vorlagenbibliothek langfristig aus – besonders geeignet für Rollen mit hohem Protokollaufkommen wie Vertrieb, Projektmanagement oder Kundenservice.