Après une réunion sur 飞书, le compte-rendu est généré, mais comment l’exporter pour l’envoyer à des clients qui n’utilisent pas 飞书 ou pour l’archiver dans la base de connaissances de l’entreprise ? Voici 3 méthodes courantes à choisir selon vos besoins.
Méthode 1 : Utiliser les fonctionnalités de partage et de copie de 飞书妙记
L’outil « 妙记 » intégré aux réunions 飞书 génère automatiquement un compte-rendu et une transcription intégrale après la réunion, généralement enregistrés dans le document cloud associé. En ouvrant ce document, vous pouvez copier directement l’intégralité du texte ou partager le document avec des personnes externes. C’est la méthode la plus simple, idéale pour la circulation interne.
Deux points d’attention : premièrement, configurez les autorisations de partage à l’avance pour éviter la fuite de contenus confidentiels — il est conseillé de créer une copie expurgée distincte avant tout partage externe ; deuxièmement, vérifiez la visibilité du document pour ne pas envoyer par inadvertance un lien accessible à toute l’entreprise dans un groupe de discussion client.
Méthode 2 : Copier sous forme de texte et coller sur d’autres plateformes
Si votre interlocuteur n’utilise pas 飞书, le moyen le plus direct consiste à copier le corps du compte-rendu et à le coller dans un e-mail, sur WeChat ou dans un document Word. Avant de copier, il est recommandé de faire un premier tri : supprimez les tics de langage et les répétitions, conservez les conclusions, les points clés et les actions à mener, ce qui rendra la lecture bien plus agréable pour le destinataire.
Cette méthode offre un autre avantage : vous pouvez personnaliser la version selon le destinataire. Une version pour votre supérieur ne conservant que les conclusions et les actions à mener, une version pour l’équipe opérationnelle conservant les détails pratiques : un seul document source, plusieurs versions finales, le tout bouclé en 10 minutes.
Méthode 3 : Réorganiser avec un outil tiers puis exporter
Lorsque la structure du compte-rendu de 飞书妙记 ne répond pas à vos exigences (par exemple, si vous avez besoin d’un compte-rendu officiel avec une mise en page fixe ou d’une version bilingue chinois-anglais), vous pouvez exporter l’enregistrement de la réunion et le confier à un outil dédié pour une nouvelle transcription et mise en forme. Ce type d’outils prend généralement en charge des modèles de comptes-rendus personnalisés, et le document généré peut être directement archivé comme compte-rendu officiel. Cela convient aux équipes exigeantes sur le format des comptes-rendus ou aux contextes nécessitant un archivage et une recherche à long terme.
Comment choisir entre les trois méthodes
| Scénario | Méthode recommandée |
|---|---|
| Synchronisation interne, envoi aux collègues participants | Méthode 1 : partager directement le document |
| Envoi à des clients / partenaires n’utilisant pas 飞书 | Méthode 2 : copier la version synthétisée |
| Besoin d’un archivage officiel, mise en page fixe | Méthode 3 : réorganiser via un outil tiers |
3 choses à vérifier avant d’exporter
- Autorisations : Assurez-vous que le compte-rendu ne contient aucune discussion confidentielle avant de le partager à l’extérieur, et expurgez-le si nécessaire. Conservez séparément la version client et la version interne.
- Délai : Envoyez-le dans les 24 heures suivant la réunion ; trop tarder revient à ne rien avoir rédigé. Même pour les conclusions les plus cruciales, après 48 heures, le contexte est oublié.
- Format : Pour la version externe, privilégiez la structure « Conclusions + Points abordés + Actions à mener ». N’envoyez pas la transcription intégrale brute au client : personne ne lira un verbatim de 8 000 mots.
Le choix de la méthode dépend de votre destinataire : la méthode 1 est la plus rapide pour des collègues en interne, tandis que les méthodes 2 ou 3 sont plus sûres pour les contextes externes et formels. Le principe fondamental est unique : fournissez à l’interlocuteur des « conclusions prêtes à l’emploi », et non une « matière première qu’il devra retravailler ».
Un conseil : créez une bibliothèque de modèles de comptes-rendus
Si votre équipe doit fréquemment envoyer des comptes-rendus à l’extérieur, pourquoi ne pas créer une « bibliothèque de modèles de comptes-rendus » dans les documents cloud 飞书 ? Prévoyez une mise en page fixe pour chaque version : externe, interne et client. Lors de chaque exportation, il vous suffira de remplir le modèle sans avoir à refaire la mise en page à chaque fois. Une telle bibliothèque ne se crée qu’une fois et offre des bénéfices durables, particulièrement adaptée aux postes produisant fréquemment des comptes-rendus, comme la vente, la gestion de projet ou le service client.