飞书で会議を終えて議事録が生成されたものの、飞书を使っていないクライアントに送りたい場合や、社内のナレッジベースにアーカイブしたい場合、どのようにエクスポートすればよいでしょうか？ここではよく使われる3つの方法をご紹介します。必要に応じて使い分けてみてください。
方法1：飞书妙记の共有・コピー機能を使用する
飞书ミーティングに標準搭載されている「妙记」は、会議後に議事録と全文書き起こしを自動生成し、通常は関連するクラウドドキュメントに保存されます。このドキュメントを開けば、全文を直接コピーすることも、ドキュメントを社外の人に共有することもできます。最も手軽な方法であり、社内での共有に適しています。
注意点は2点あります。1つ目は、機密情報の漏洩を防ぐため事前に共有権限を適切に設定することです。社外に共有する前に、内容を精査・削除した別コピーを作成することをおすすめします。2つ目は、ドキュメントの閲覧権限範囲を確認することです。社内全員に公開されている議事録のリンクを不用意にクライアントのグループチャットへ送信しないようにしましょう。
方法2：テキストとしてコピーし、他のプラットフォームに貼り付ける
相手が飞书を使っていない場合、最も手っ取り早い方法は議事録の本文をコピーして、メール、WeChat、Word文書などに貼り付けることです。コピーする前に、一度内容を簡潔にまとめることをおすすめします。口癖や重複した表現を削除し、結論、決定事項、アクションアイテムを残すことで、受け取り側の閲覧体験が大幅に向上します。
この方法にはもう1つのメリットがあります。受け取る相手に合わせてバージョンをカスタマイズできる点です。上司向けには結論とアクションアイテムのみを残し、実行担当者向けには具体的な詳細事項を残すなど、1つの元ドキュメントから複数の出力バージョンを10分で作成できます。
方法3：サードパーティ製ツールで再整理してからエクスポートする
妙记の議事録の構造が要件に合わない場合（例えば、固定フォーマットの正式な議事録が必要な場合や、中英バイリンガル版が必要な場合など）、会議の録音をエクスポートし、専用の議事録ツールに読み込ませて再文字起こし・再整理することができます。この種のツールは通常、カスタム議事録テンプレートに対応しており、出力されたドキュメントはそのまま正式な議事録としてアーカイブできます。議事録のフォーマットにこだわりがあるチームや、長期的なアーカイブ・検索が必要なユースケースに適しています。
3つの方法の選び方
| 利用シーン | おすすめの方法 |
|---|---|
| 社内共有、参加した同僚への送信 | 方法1：ドキュメントを直接共有 |
| 飞书を使っていないクライアント／パートナーへの送信 | 方法2：要約版をコピー |
| 正式なアーカイブや固定フォーマットが必要な場合 | 方法3：サードパーティ製ツールで再整理 |
エクスポート前の3つの注意点
- 権限：社外へ共有する前に機密事項に関する議論が含まれていないか確認し、必要に応じてあらかじめ削除・編集してください。クライアント用バージョンと社内用バージョンは分けて保存しましょう。
- タイムリーさ：会議後24時間以内に送信しましょう。対応が遅れると、書いていないのと同じです。どんなに重要な結論であっても、48時間を超えると文脈が忘れられてしまいます。
- フォーマット：社外向けバージョンは「結論＋決定事項＋アクションアイテム」の構造を用い、全文の書き起こしをそのままクライアントに投げつけないようにしましょう——8000字もの逐語録をわざわざ読む人はいません。
どの方法を選ぶかは、受け取る相手によって決まります。社内の同僚には方法1が最もスピーディーで、社外向けのフォーマルな場面では方法2や方法3が無難で確実です。基本原則はただ1つ、「相手がそのまま使える結論」を提供することであり、「相手が再加工しなければならない原材料」を渡さないことです。
ワンポイントアドバイス：議事録テンプレート集を作成する
チームで頻繁に社外へ議事録を送る必要があるなら、飞书クラウドドキュメント内に「議事録テンプレート集」を作成してみてはいかがでしょうか。社外用、社内用、クライアント用でそれぞれ固定フォーマットを1つずつ用意します。エクスポートするたびにテンプレートへ内容を埋め込むだけで済み、毎回レイアウトを組み直す必要がなくなります。テンプレート集は一度作れば長期的に活用でき、特に営業、プロジェクト管理、カスタマーサポートなど、議事録を高頻度で作成・提出する職種に最適です。