飞书로 회의를 마치고 회의록이 생성되었지만, 飞书를 사용하지 않는 고객에게 전달하거나 사내 지식 베이스에 아카이빙하려면 어떻게 내보내야 할까요? 상황에 맞게 선택할 수 있는 자주 쓰이는 3가지 방법을 소개합니다.
방법 1: 飞书妙记의 공유 및 복사 기능 활용하기
飞书 회의에 내장된 “妙记”는 회의가 끝난 후 자동으로 회의록과 전체 텍스트 스크립트를 생성하며, 보통 연동된 클라우드 문서에 저장됩니다. 이 문서를 열면 전체 내용을 직접 복사할 수도 있고, 문서를 외부 인원에게 공유할 수도 있습니다. 가장 간편한 방법으로, 사내 공유에 적합합니다.
주의할 점은 두 가지입니다. 첫째, 기밀 내용 유출을 방지하기 위해 공유 권한을 미리 설정하세요. 외부에 공유하기 전 내용을 편집한 버전을 별도로 복사해 두는 것을 권장합니다. 둘째, 문서의 공개 범위를 확인하여 전사 공개로 설정된 회의록 링크를 무심코 고객 단톡방에 전달하지 않도록 주의하세요.
방법 2: 텍스트로 복사하여 다른 플랫폼에 붙여넣기
상대방이 飞书를 사용하지 않는다면 가장 직관적인 방법은 회의록 본문을 복사하여 이메일, 위챗, 또는 Word 문서에 붙여넣는 것입니다. 복사하기 전에 한 차례 내용을 다듬는 것을 권장합니다. 말버릇이나 중복 표현을 삭제하고 결론, 안건, 액션 아이템만 남기면 수신자의 가독성이 훨씬 좋아집니다.
이 방법에는 또 다른 장점이 있습니다. 수신자에 맞춰 맞춤형 버전을 제작할 수 있다는 점입니다. 상사에게 보고할 버전에는 결론과 액션 아이템만 남기고, 실무진을 위한 버전에는 세부 안건 내용을 유지하여, 원본 문서 하나로 여러 개의 버전을 10분 만에 완성할 수 있습니다.
방법 3: 서드파티 툴을 활용해 재정리 후 내보내기
妙记의 회의록 구성이 요구 사항에 맞지 않는 경우(예: 정형화된 양식의 공식 회의록이 필요하거나, 중·영 이중 언어 버전이 필요한 경우), 회의 녹음 파일을 내보내 전문 회의록 도구에 넣어 다시 텍스트 변환 및 정리할 수 있습니다. 이러한 도구들은 대개 사용자 정의 회의록 템플릿을 지원하므로, 출력된 문서를 바로 공식 회의록으로 아카이빙할 수 있습니다. 회의록 양식이 엄격한 팀이나 장기적인 보관 및 검색이 필요한 상황에 적합합니다.
3가지 방법, 어떻게 선택할까?
| 상황 | 추천 방법 |
|---|---|
| 사내 동기화, 회의 참석 동료에게 전달 | 방법 1, 문서 직접 공유 |
| 飞书를 사용하지 않는 고객/파트너사에 전달 | 방법 2, 요약본 복사 |
| 공식 아카이빙 및 정형화된 양식이 필요한 경우 | 방법 3, 서드파티 툴로 재정리 |
내보내기 전 주의해야 할 3가지
- 권한: 외부에 공유하기 전 회의록에 기밀 관련 논의가 없는지 확인하고, 필요한 경우 먼저 내용을 삭제하세요. 고객용 버전과 내부용 버전은 분리하여 보관합니다.
- 시의성: 회의 후 24시간 이내에 공유하세요. 미루면 안 쓴 것과 다름없습니다. 아무리 중요한 결론이라도 48시간이 지나면 맥락을 잊어버리기 마련입니다.
- 양식: 대외용 버전은 “결론 + 안건 + 액션 아이템” 구조를 사용하고, 고객에게 전체 텍스트 스크립트를 그대로 던져주지 마세요. 8,000자에 달하는 녹취록을 읽을 사람은 없습니다.
어떤 방법을 선택할지는 수신자에 따라 달라집니다. 내부 동료에게는 방법 1이 가장 빠르고, 대외적인 공식 석상에서는 방법 2나 3이 더 안전합니다. 핵심 원칙은 단 하나입니다. 상대방에게 “추가 가공이 필요한 원재료”가 아닌 “바로 활용할 수 있는 결론”을 제공하는 것입니다.
한 가지 팁: 회의록 템플릿 보관함 구축하기
팀에서 외부에 회의록을 자주 공유해야 한다면, 飞书 클라우드 문서에 “회의록 템플릿 보관함”을 만들어 두는 것도 좋습니다. 대외부서용, 내부용, 고객용으로 각각 고정된 양식을 마련해 두세요. 매번 내보낼 때마다 템플릿에 내용만 채워 넣으면 되므로 번번이 레이아웃을 다시 잡을 필요가 없습니다. 템플릿 보관함은 한 번 만들어 두면 장기적으로 유용하며, 특히 영업, 프로젝트 관리, 고객 서비스처럼 회의록 작성이 잦은 직무에 매우 적합합니다.