После завершения встречи в 飞书 протокол сформирован, но как его экспортировать, если нужно отправить клиенту, который не пользуется 飞书, или сохранить в базе знаний компании? Вот 3 распространенных способа — выбирайте подходящий под ваши задачи.
Способ 1. Использование функций общего доступа и копирования в 飞书妙记
Встроенная в конференции 飞书 функция «妙记» автоматически генерирует краткий протокол и полную расшифровку после встречи, которые обычно сохраняются в связанном облачном документе. Открыв этот документ, вы можете напрямую скопировать весь текст или поделиться документом с внешними пользователями. Это самый простой способ, идеально подходящий для внутреннего взаимодействия.
Обратите внимание на два момента: во-первых, заранее настройте права доступа, чтобы избежать утечки конфиденциальной информации — перед отправкой внешним адресатам рекомендуется сделать отдельную копию с удалением лишних данных; во-вторых, проверьте область видимости документа, чтобы случайно не отправить в чат с клиентом ссылку на протокол, доступный всей компании.
Способ 2. Скопировать текст и вставить на другую платформу
Если собеседник не использует 飞书, самый прямой путь — скопировать текст протокола и вставить его в электронное письмо, WeChat или документ Word. Перед копированием рекомендуется отредактировать текст: убрать слова-паразиты и повторы, оставив выводы, ключевые темы и список задач — читать такой текст будет гораздо удобнее.
У этого способа есть еще одно преимущество: вы можете адаптировать версию под конкретного получателя. Для руководителя можно оставить только выводы и задачи, для исполнителей — сохранить детали обсуждения. Один исходный документ — несколько готовых версий всего за 10 минут.
Способ 3. Переработка и экспорт с помощью сторонних инструментов
Когда структура протокола от 妙记 не соответствует вашим требованиям (например, вам нужен официальный протокол по строгому шаблону или двуязычная китайско-английская версия), можно экспортировать аудиозапись встречи и передать ее специализированному инструменту для повторной расшифровки и структурирования. Такие инструменты обычно поддерживают пользовательские шаблоны протоколов, а итоговый документ можно сразу архивировать как официальный отчет. Это подходит для команд с жесткими требованиями к оформлению или для сценариев долгосрочного архивирования и поиска.
Как выбрать подходящий способ
| Сценарий | Рекомендуемый способ |
|---|---|
| Внутренняя синхронизация, отправка коллегам-участникам | Способ 1: напрямую поделиться документом |
| Отправка клиентам/партнерам, не использующим 飞书 | Способ 2: скопировать сокращенную версию |
| Требуется официальное архивирование, фиксированный формат | Способ 3: переработка сторонним инструментом |
3 вещи, на которые стоит обратить внимание перед экспортом
- Права доступа: убедитесь, что в протоколе нет конфиденциальных обсуждений, прежде чем делиться им вовне; при необходимости сначала отредактируйте его. Храните версию для клиентов и внутреннюю версию раздельно.
- Своевременность: отправляйте протокол в течение 24 часов после встречи — если затянуть, считайте, что его и не было. Какими бы важными ни были выводы, через 48 часов контекст уже сотрется из памяти.
- Формат: для внешних адресатов используйте структуру «Выводы + Темы + Задачи». Не отправляйте клиентам полную стенограмму — никто не станет читать расшифровку на 8000 слов слово в слово.
Выбор метода зависит от адресата: для внутренних коллег быстрее всего подойдет Способ 1, для официальных внешних коммуникаций надежнее Способ 2 или 3. Главный принцип прост: давайте собеседнику «готовые к использованию выводы», а не «сырье, требующее дополнительной переработки».
Небольшой совет: создайте библиотеку шаблонов протоколов
Если команде часто приходится отправлять протоколы вовне, стоит создать в облачных документах 飞书 «библиотеку шаблонов протоколов»: по одному фиксированному макету для внешней версии, внутренней версии и версии для клиентов. При каждом экспорте достаточно просто заполнить шаблон, не тратя время на верстку заново. Такая библиотека создается один раз и приносит пользу долгосрочно, что особенно актуально для отделов продаж, проектного управления и клиентской поддержки, где протоколы создаются постоянно.